Usecase

Integrationsfonds: Collaboration für Datenerhebungen bei Hospitationen

Zusammenarbeit mit Mehrwert.

Die Zusammenarbeit zwischen Menschen soll durch organisatorische und technische Hilfen besser und effizienter werden. Die tägliche Kommunikation in der Arbeitswelt steuert die Ergebnisse des Unternehmens. Mitarbeiter brauchen im Überfluss der Werkzeuge Klarheit, Orientierung und Verbindlichkeit, damit sie ihre Ziele erreichen können. Auch wenn Abläufe und Aufgaben komplex sind: das Bedienen sollte es nicht sein.

Use Case:

Hospitationsdaten vor Ort schnell erfasst

Kunde:

Österreichischer Integrationsfonds

Der Österreichische Integrationsfonds (ÖIF) setzt zahlreiche Maßnahmen zur Integration von Zuwanderinnen und Zuwanderern in Österreich um. Dabei muss natürlich auch auf die Einhaltung von Förderrichtlinien und die zweckmäßige Verwendung von Fördergeldern geachtet werden. Eine der Tätigkeiten des ÖIF ist die regelmäßige Hospitation in Kinderbetreuungseinrichtungen zur Überprüfung von Maßnahmen zur frühen sprachlichen Förderung. Dafür ist seit mehreren Jahren eine Systematik im Einsatz, die die zweckmäßige Umsetzung der gesetzten Maßnahmen anhand bestimmter Kriterien erhebt. Bei Vor-Ort-Besuchen oder in Online-Gesprächen erfassen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des ÖIF diese Informationen und im Hintergrund werden sie verarbeitet. Hierfür wurde bisher eine selbst erstellte Access-Datenbank verwendet. Der Aufwand wurde stetig mehr, da die Anzahl der Hospitationen, die Anzahl der zu erhebenden Parameter und die Koordination zwischen verschiedenen Mitarbeitern, die bundesweit tätig sind, laufend zunahm.

Es wurde eine Lösung gewünscht, die für die Anwenderinnen und Anwender einfacher zu bedienen und zu verwalten, vor Ort und mobil auszufüllen und verfügbar und doch mit dem vorhandenen System (Microsoft SharePoint) integrierbar war. Die bestehende Datenstruktur auf dem Microsoft SharePoint-System wurde um eine Microsoft PowerApp ergänzt. Durch die nahtlose Integration der Daten konnte ein schneller Einsatz der neuen Lösung sichergestellt werden. Die App wird für die Erfassung von Hospitationsberichten vor Ort auf Dienstreisen usw. eingesetzt, aber auch für den Abruf von bereits erfassten Daten, z.B. aus vorigen Besuchen. Da auch häufig nicht alle Daten in einem Termin erfasst werden können, ist auch eine Speicherung und erneute Bearbeitung einfach und schnell möglich.

Dokumentationen sind ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit, aber sie gestalten sich nun benutzerfreundlicher und zeitsparender. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mit der mobilen App ihren Dokumentationspflichten überall auf einfache und übersichtliche Weise nachkommen und jederzeit nachgereichte Daten ergänzen.
Die App ermöglicht außerdem eine gleichzeitige Eingabe durch mehrere Benutzerinnen und Benutzer, ohne dass es zu Konflikten kommt.

Wir arbeiten gern mit dieser App: Wir wollen uns auf das Wesentliche, nämlich die Gespräche mit dem pädagogischen Personal, konzentrieren. Eine benutzerfreundliche technische Lösung unterstützt uns dabei, da die Dokumentation nun übersichtlicher und reibungsfreier vonstattengeht als früher.

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