Use Case

Dokumentenmanagement und Prozesse
in der Kunstbranche

Digitales Dokumentenmanagement fördert die Produktivität.

Use Case:

Digitaler Rechnungslauf und Bestellwesen

Kunde:

Österreichische Galerie Belvedere

Suchen, Verwalten und Verteilen von Dokumenten und Informationen sind im Alltag sehr häufig und können mit diesen Systemen einfach, von überall und kontrolliert erledigt werden. Nur mit einer Digitalisierung von Informationen kann der nächste Schritt zur Entlastung von Mitarbeitern und Unternehmen erreicht werden: die Automatisierung von Prozessen. Hier werden Abläufe zwischen Menschen und Systemen vernetzt.

Viele Kunstwerke, aber auch in den täglichen Abläufen viel Papier: die Österreichische Galerie Belvedere legt großen Wert auf modernes, digitalisiertes Arbeiten. Das Bestellwesen und die nachfolgenden Schritte für die Rechnungskontrollen sollten daher einfacher, digital und damit schneller werden. Besondere Herausforderungen stellten die papiergewohnte Organisation und die vielen künstlerisch affinen und nicht technisch orientierten Benutzer dar. Es musste einfach funktionieren.

Das Artaker Büro 4.0-Softwaresystem ist leicht zu bedienen und bringt nicht nur ein revisionssicheres Archiv, komfortable Dokumenten-Verwaltung, sondern auch umfassende Workflow-Funktionen mit. Die nahtlose Integration mit dem führenden Buchhaltungssystem stellt Stammdaten im Hintergrund bereit und ermöglicht ein schnelles und konzentriertes Arbeiten. Anfragen und Freigaben im Bestellwesen werden im Artaker Büro 4.0-System genauso erledigt, wie alle Rechnungs-Freigabeabläufe und das digitale Dokumentenmanagement. Für die automatisierte Erkennung von Rechnungsinformationen wird die perfekt integrierte Software von Kofax verwendet.

Dokumente und Informationen werden schneller und zuverlässiger gefunden – und auch Gelegenheitsbenutzer finden sich in den aufgeräumten Oberflächen schnell zurecht. Die Digitalisierungsstrategie geht weiter, da die Benutzerakzeptanz dank der schrittweisen Einführung sehr hoch ist.