Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow

Der Anteil der digital bearbeiteten Dokumente ist stark gestiegen. E-Mails, Geschäftsdokumente oder Verträge werden heute elektronisch erzeugt und bearbeitet. Die Geschwindigkeit, in der kommuniziert wird, steigt rasant. Es müssen mehr Dokumente in der gleichen Zeit mit dem gleichen Personal bearbeitet werden als fürher. Die Werkzeuge sind verfügbar, um Reibungsverluste zu verringern, Abläufe zu beschleunigen und Kommunikation zu optimieren- wenn möglich automatisiert und möglichst früh im Prozess. Beim Suchen von Informationen sind laut Studien zwischen 30-40% Gewinn an Zeit und Geld möglich. Transparenz und Nachvollziehbarkeit werden auch vom Gesetzgeber verlangt (SOX, Basel II), die revisionssichere Archivierung der digitalen Dokumente aller Art ist eine Anforderung der Zeit. Die langjährige Erfahrung und umfassende praktische Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Projekten ermöglicht fundierte Beratung und führt schnell zum Erfolg. Unser Ziel ist es, organisatorische Prozesse unserer Kunden zu optimieren und sie mit modernen Werkzeugen zu unterstützen.

Als Hyland Premium Partner für Österreich bieten wir rechtskonforme Gesamtlösungen für viele Themen an, wie z.B. für den digitalen Rechnungslauf, Vertragsakte oder den digitalen Personalakt. Auch die Archivierung für E-Mails oder Microsoft SharePoint gehört dazu. Als SharePoint-Lösungsanbieter sind wir für die klassischen Themen der Zusammenarbeit und der Social Media-Anforderungen erfolgreich. SharePoint ist als Intranet bestens eingeführt, auch für Dokumentenmanagement, Formularlösungen und Workflow sehr gut geeignet.

Beratung zu ECM-Plattformen

Als ECM-Lösungsanbieter beraten wir unsere Kunden sehr erfolgreich, welche Strategie für sie die Beste ist, wenn sie vor der Herausforderung stehen, Plattformentscheidungen zu treffen: sprechen Sie mit uns, wo die klassischen ECM-Lösungen (wie Saperion, Onbase) und SharePoint jeweils für Ihr Projekt am geeignetsten sind. Wir kennen beide „Welten“.

Capturing: Scannen und Erkennen für die Weiterverarbeitung

Geschäftskritische Prozesse wie z.B. Rechnungsfreigaben, Vertragsbearbeitungen oder Schadensformular-Abwicklungen sollten möglichst früh (z.B. ab dem Posteingang) gestartet werden. Durch das automatisierte Auslesen von Daten können unterschiedliche Prozesse sehr früh angesteuert werden. Sie werden dadurch übersichtlich, schneller und wesentlich einfacher kontrollierbar. Jeder Bearbeiter weiß auf Knopfdruck, wo die Bearbeitung gerade steht. Mit Capturing-Lösungen können Papierdokumente, genauso wie E-Mails, Faxe oder andere elektronische Dokumente sortiert, ausgelesen und weitergeleitet werden. Da manuelle Erfassungstätigkeiten reduziert oder komplett wegfallen, ist die hohe Akzeptanz von Capturing-Lösungen bei Anwendern ein zusätzliches Plus.
Als langjähriger Kofax Platinum Partner für Österreich beraten, implementieren und supporten wir zahlreiche Kunden in Capturing-Themen-ob mit oder ohne ECM-System.

Effizientes Prozess-Management (BPM) mit Smart Process Applications (SPA)

Kofax TotalAgility kombiniert Informationserfassung (Capture), BPM (Business Process Management), DCM (Dynamic Case Management), Kollaboration, mobile Anwendungen und End-to-End Analysen um durch effiziente Echtzeitverarbeitung Ihre informationsintensiven Services zu automatisieren. Kofax TotalAgility liefert das entscheidende Bindeglied zwischen „Kernsystemen“, wie etwa ERP und ECM, und den „Eingabesystemen“ zur Verbesserung der Interaktionen zwischen Kunden und Unternehmen. Kofax TotalAgility ist eine eine neue Art von Software, genannt Smart Process Application (SPA), die Mobilität, Informationserfassung, Prozessmanagement und -Analyse verknüpft, um informationsintensive Prozesse zu vereinfachen und zu rationalisieren.

Mit dieser Lösung können Unternehmen auf einer einzigen voll integrierten Plattform kundenorientierte und kosteneffiziente Prozesse darstellen und verwalten, ohne ihre „Kernsysteme“ ndern zu müssen. Sie ermöglicht zentral gesteuertes Multi-Channel Capture für stapel -oder transaktionsbasierte Anwendungen zur zentralen und dezentralen Erfassung direkt am „Ort des Entstehens“, dort wo der erste Servicekontakt stattfindet. Die Notwendigkeit einer Integration von unterschiedlichen Erfassungslösungen entfällt somit.
TotalAgility enthält eine Reihe vorgefertigter Konnektoren, Webservices und synthetischer API-Methoden, mit den Unternehmen schnell und effizient Integrationen mit Drittsystemen und internen „Kernsystemen“ herstellen können.
Unternehmen können schneller auf Kundenanfragen reagieren, Abläufe effizienter gestalten und die Mitarbeiterproduktivität steigern.