Helmut Szpott

Alles, was ins Unternehmen hineinströmt, soll schnell und einfach verteilt werden. E-Mails genauso wie Papierpost werden kanalisiert, an einem Ort gelesen und automatisiert oder manuell verteilt. Best practice-Tipps aus dem Alltag erleichtern Ihnen den Start.

Was wird berücksichtigt?

Einfache Frage, einfache Antwort: alles, was in die Organisation hereinströmt, soll digital erfasst, an die richtigen Stellen und Personen weitergeleitet und in einen Zusammenhang mit bestehenden Dokumenten, Personen, Vorgängen oder Aktivitäten gestellt werden können.

Dazu gehören – organisatorisch und technisch – verschiedene Schritte:

  1. das Erfassen: bedeutet, dass gelesen wird, was hereinkommt. Bei Papierdokumenten gehört auch das Scannen dazu, bei E-Mails deren Import vom Mailserver.
  2. Klassifizieren und Extrahieren: das „Lesen“ und Erkennen der Inhalte, mit denen dann die weitere Verarbeitung gesteuert wird (Bsp: bin ich eine Bestellung, geht es den Weg zum Einkauf usw.)
  3. Validieren: also die (Sicht-) Prüfung von Dokumenten und deren Inhalt, ein wichtiger Schritt, um die Automatisierung zu verbessern
  4. Integrieren: Dokumente gehören irgendwo dazu, in einen Kontext. Im besten Fall in einen automatischen Ablauf für Freigaben, Checks oder zur Information oder Archivierung.

Aber es gibt auch eine Abkürzung, einen Schnellstart für den „Digitalen Posteingang“. Heben Sie sich die Schritte 2 und 3 für später auf, das kann man immer noch dazunehmen.

 

Digitaler Posteingang

 

Schnellstart: alles mit System

Der erste Schritt ist also, alle Eingangskanäle zu erwischen: Briefpost, allgemeine E-Mailadressen oder die der Fachabteilungen (buchhaltung@…, vertrieb@…) und natürlich den einen oder anderen Scanner für alltägliche Ausreißer.

Und der zweite, entscheidende Schritt: alles, was auf diesen Wegen in die Organisation kommt, landet immer an einer zentralen Stelle. Von hier aus kann „die Abteilung“, „der Empfang“ oder „die Assistenz“ aus einer Übersicht auf einer Weboberfläche die Post weiterleiten, in vorgefertigte Prozesse und Workflows oder einfach in die Ablage schicken. Das setzt ein Dokumenten-Management-System (wie z.B. Artaker Büro 4.0 o.ä.) voraus. Dies stellt die geordneten Abläufe in der Verteilung, Revisionen der Bearbeitung und Zugang zu „Akten“ sicher (z.B. zu einem Vertragsakt, Rechnungsakt, Projektakt usw.).

Ein Video sagt mehr als 1.000 Worte, hier sehen Sie den „Digitalen Posteingang“ auch mal live: Aufzeichnung Webinar: Digitaler Posteingang live

 

 

 

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