Helmut Szpott

Wer digital arbeitet, braucht Dokumenten-Management-Services. Da diese Industrie schon lange gereift ist, können Organisationen auf fertige Software zurückgreifen. Und da man heutzutage so gut wie alles mieten kann, widmen wir uns dem Thema heute auch hier.

DMS als Service

Es geht nicht um Dokumente…

…wenn wir von Dokumenten-Management sprechen. Dokumente gibt es genug, aber wie halten Sie die im Griff? Wie managen Sie diese? Ablegen, Archivieren und in einen Prozess schicken, darum geht es. Dafür brauchen Sie ein System, also eine Software. Bene-Ordner und Papierablagen sind zu langsam.

Auch Mails gehören dazu. Deren Eigenschaften als Kommunikationstransporter haben allerdings das „Problem“, das sie anders als Word- oder Exceldokumente beispielsweise im Outlook (Posteingang) sitzen und beides sind: das Dokument selbst (der Schriftsatz sozusagen) und der Transporter.

 

…sondern um die Menschen

Wie möchten Menschen ihre Arbeit mit Dokumenten erledigen? Die Anforderungen an Dokumenten-Management lassen sich so zusammen fassen:

  • Finden, nicht suchen: jeder möchte die Dokumente in dem Zusammenhang finden oder am besten noch: angeboten bekommen, wo sie inhaltlich dazu gehören. So vermeidet man Suchen (Amazon stellt Informationen ja auch deshalb in den Kontext und ist recht erfolgreich damit).
  • Versionen nachverfolgen können: wer war das? Dies ist eine Standardfunktion jedes DMS-Systems.
  • Wer darf was sehen? Berechtigungssteuerungen sind Grundfunktion, damit jeder nur das sehen kann, was er soll. Und die geheimen Dokumente eben nicht.
  • Freigaben ermöglichen: viele Dokumente müssen frei gegeben werden, nachweisbar zur Kenntnis gebracht oder verteilt werden. Daher sind Workflow-Funktionen, die Abläufe nachprüfbar steuern, wichtiger Bestandteil des DMS (im Unterschied zu Archiven).
  • Akten bilden können. Ein Dokument kommt nicht allein, daher ist eine „Aktenbildung“, also die Abbildung von Geschäftsfällen, stellt Informationen übersichtlich dar.

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