Die Digitalisierung im Personalbereich ist eine unaufhaltsame Entwicklung, die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt. Während SAP als etablierter Anbieter von Unternehmenssoftware umfassende Lösungen für HR-Prozesse bietet, bringt ESCRIBA innovative Ansätze zur Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse mit. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, wie die Kombination von SAP und ESCRIBA HR-Prozesse revolutionieren kann.

Was sind HR-Prozesse in SAP?

HR-Prozesse in SAP sind ein wesentlicher Bestandteil des modernen Personalmanagements in Unternehmen. SAP, als eines der führenden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), bietet eine umfassende Palette an Modulen und Funktionen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die vielfältigen Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) effizient und effektiv zu verwalten. Diese Prozesse umfassen unter anderem die Personalplanung, die Rekrutierung, das Personalmanagement, die Gehaltsabrechnung, das Zeitmanagement und Talentmanagement. Durch die Integration dieser Prozesse in ein zentrales System ermöglicht SAP eine nahtlose und automatisierte Verwaltung von Mitarbeiterdaten, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führt. Darüber hinaus bietet SAP umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Führungskräften und HR-Verantwortlichen ermöglichen, fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller und genauer Daten zu treffen. Insgesamt tragen HR-Prozesse in SAP dazu bei, die Personalstrategie eines Unternehmens effizienter zu gestalten und einen signifikanten Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Welche Vorteile bieten HR-Prozesse in SAP?

HR-Prozesse in SAP bieten zahlreiche Vorteile, die für Unternehmen jeder Größe von Bedeutung sind. Zu den wichtigsten gehören:

• Integration und Automatisierung: SAP ermöglicht die Integration verschiedener HR-Prozesse in einem einzigen System. Dies führt zu einer effizienteren Datenverwaltung und reduziert manuelle Aufwände signifikant, was wiederum die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert.
• Zentralisierte Datenverwaltung: Alle Mitarbeiterdaten werden zentral gespeichert, was einen schnellen und einfachen Zugriff ermöglicht. Dies erleichtert die Verwaltung von Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen und anderen HR-bezogenen Dokumenten.
• Compliance und Rechtssicherheit: SAP hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen einfacher zu erfüllen. Das System wird regelmäßig aktualisiert, um Änderungen in den gesetzlichen Bestimmungen zu berücksichtigen.
• Effiziente Personalplanung und -analyse: Mit SAP können Unternehmen ihre Personalressourcen effektiver planen und verwalten. Analytische Tools ermöglichen es, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen über Personalbedarf und -entwicklung zu treffen.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter, wie Online-Zeitblätter, Urlaubsanträge und Zugriff auf persönliche Daten, verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit und -effizienz.
• Globale Einsatzfähigkeit: SAP unterstützt mehrere Sprachen und Währungen, was es ideal für multinationale Unternehmen macht. Es berücksichtigt auch regionale Unterschiede in Bezug auf Arbeitsrecht und Gehaltsabrechnung.
• Skalierbarkeit: Das System ist skalierbar und kann an das Wachstum und die sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.
• Verbessertes Talentmanagement: Funktionen für Talentmanagement und Mitarbeiterentwicklung helfen Unternehmen, Talente zu identifizieren, zu fördern und zu halten.
• Kosteneffizienz: Durch die Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei Zeit und Kosten erzielen.

Insgesamt befähigen SAP-basierte HR-Prozesse Unternehmen, ihre Personalstrategie effizienter zu gestalten, was zu einer verbesserten Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit führt.

HR-Digitalisierung: Der Weg zum strategischen Erfolg

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren viele Bereiche des Arbeitslebens verändert. Auch im Human Resource Management (HR) ist der Wandel spürbar. Administrative Tätigkeiten rauben HR-Mitarbeitern täglich bis zu 80 Prozent ihrer Zeit. Vor allem wiederkehrende und monotone Aufgaben müssen durch gezielte HR-Digitalisierung automatisiert werden, damit die Zeit für wertschöpfendere Aufgaben verwendet werden kann.

Das Ziel der HR-Transformation ist es, durch digitale Technologien Abläufe und Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig zu verbessern. Im Idealfall lassen sich diese nämlich gänzlich oder zu großen Teilen automatisieren, sodass menschliches Eingreifen nur noch bedingt nötig ist. Gleichzeitig bietet HR-Automatisierung die Chance, die Fehleranfälligkeit zu senken und Compliance zu erhöhen. Auf diese Weise kann die Digitalisierung von Personalprozessen nicht nur einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit langfristig erhöhen.

Prozesse, bei denen ein oder sogar mehrere Dokumente erstellt werden, liefern den größten Hebel für die Effizienzsteigerung. Etwa 80 Prozent der HR-Services münden in einem Vertrag, einem Zeugnis, einer Bescheinigung oder einem Begleitschreiben. Deshalb lohnt sich ein digitales HR-Service-Management mit integrierten Dokumentvorlagen und passenden Workflows. Mit einem umfangreichen HR-Workflow-Management bzw. HR-Ticketsystem können alle Aufgaben teamintern oder auch teamübergreifend organisiert und strukturiert bearbeitet werden. Dabei werden alle Personalaufgaben in einem HR-Servicekatalog strukturiert und in modellierten Prozessen (teil-)automatisiert. Die Arbeit für HR-Mitarbeiter reduziert sich dadurch auf das Wesentliche und es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Ein weiterer Schritt zur Effizienzsteigerung in der HR-Abteilung ist die Verwendung der Self-Service-Option für Standardprozesse und -dokumente. Diese ermöglichen es Mitarbeitenden, eigenständig Bescheinigungen zu erstellen oder ihre Arbeitszeit anzupassen, ohne dass dafür ein Eingreifen der HR-Abteilung notwendig ist. Dies spart nicht nur HR-Ressourcen, sondern erhöht auch die Flexibilität und Selbstständigkeit der Mitarbeiter, was zu einer gesteigerten Zufriedenheit im Unternehmen führen kann – wie das Beispiel weiter unten zeigt.

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Sie bietet die Chance, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Unternehmen, die sich auf die Digitalisierung einlassen, können sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen und sich für die Zukunft aufstellen.

Revolutionierung der HR-Prozesse mit dem ESCRIBA HR Service Manager

Der ESCRIBA HR Service Manager ist eine innovative Lösung aus Basis einer No- und Low-Coding Plattform (NLC), , die HR-Services und Personaladministration digitalisiert und optimiert. Mit seinem workflow-basierten Ticketsystem und einem umfassenden HR Service Portal ermöglicht er eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiteranfragen und -daten. Die automatisierte Dokumentenerstellung und die tiefe Integration in bestehender Systeme wie SAP erhöhen die Effizienz und Genauigkeit ohne Medienbrüche. Zudem bietet das System fortschrittliche Monitoring- und Reporting-Funktionen, die durch No- und Low-Code Technologien unterstützt werden, um eine schnelle und flexible Anpassung an unternehmensspezifische Bedürfnisse zu ermöglichen. Der ESCRIBA HR Service Manager stellt somit eine zukunftsweisende Lösung für die Digitalisierung von HR-Prozessen dar.

Welche HR-Prozesse gibt es in SAP?

Es gibt viele verschiedene HR-Prozesse in SAP, die Unternehmen nutzen können. Dazu gehören Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement. Jeder dieser Prozesse hat seine eigenen spezifischen Funktionen und Merkmale, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.

• Die Personalbeschaffung ist ein wichtiger HR-Prozess in SAP, der Unternehmen dabei hilft, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und einzustellen. Die Personalbeschaffung umfasst verschiedene Schritte, wie z. B. die Erstellung von Stellenanzeigen, die Verwaltung von Bewerbungen und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen.
• Die Personalentwicklung ist ein weiterer wichtiger HR-Prozess in SAP, der Unternehmen dabei hilft, die Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Die Personalentwicklung umfasst verschiedene Aktivitäten, wie z. B. Schulungen, Mentoring-Programme und Karriereplanung.
• Die Gehaltsabrechnung ist ein kritischer HR-Prozess in SAP, der Unternehmen dabei hilft, die Gehälter ihrer Mitarbeiter zu verwalten und zu verarbeiten. Die Gehaltsabrechnung umfasst verschiedene Schritte, wie z. B. die Berechnung von Löhnen und Gehältern und die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen.
• Das Zeitmanagement ist ein weiterer wichtiger HR-Prozess in SAP, der Unternehmen dabei hilft, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu verwalten und zu überwachen. Das Zeitmanagement umfasst verschiedene Aktivitäten, wie z. B. die Erfassung von Arbeitszeiten, die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Überwachung von Überstunden.

Ein Beispiel zum digitalen HR Prozess mit ESCRIBA: Eine Namensänderung

Im Rahmen der Personaladministration gibt es immer wieder Anlässe, die eine Änderung in den Mitarbeiterstammdaten erfordern. Ein Beispiel hierfür ist eine Namensänderung, die aufgrund einer Heirat oder Scheidung erfolgen kann. In der Regel wird dieser Prozess heute digital abgewickelt, um die Effizienz und Genauigkeit der Datenverarbeitung zu erhöhen. Die Mitarbeiter können die notwendigen Informationen online einreichen und die Personalabteilung kann die Änderungen schnell und einfach in das System einpflegen. Dies spart Zeit und Ressourcen und reduziert das Risiko von Unstimmigkeiten.

Vorher:

Nachher:

Effiziente HR-Digitalisierung mit ESCRIBA: Vier Schlüsselvorteile

Die Digitalisierung von HR-Aufgaben mit ESCRIBA bietet Unternehmen eine Reihe von entscheidenden Vorteilen, die sowohl die Effizienz als auch die Transparenz in der Personalabteilung erheblich steigern.

1. Zentral organisiert & transparent
   Zunächst ermöglicht ESCRIBA durch sein zentrales HR-Ticketsystem eine nahtlose und transparente Organisation aller HR-Aufgaben. Dieses System erfasst alle Aufträge digital und macht sie jederzeit und überall zugänglich. Besonders für Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, ist dies ein großer Gewinn, da es eine lückenlose Nachverfolgung und Transparenz aller Vorgänge ermöglicht.
2. Hohe Effizienz & Zufriedenheit
   Ein weiterer bedeutender Vorteil ist die gesteigerte Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. ESCRIBA beschleunigt die Bearbeitung von HR-Anfragen durch vorkonfigurierte Services und automatisierte Prozesse. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand für administrative Aufgaben erheblich, sondern verbessert auch die Employee Experience, da Mitarbeitende schneller Antworten und Lösungen erhalten.
3. Umfassende Reportings
   Darüber hinaus bietet ESCRIBA umfassende Reporting-Funktionen. Der strukturierte HR-Servicekatalog ermöglicht eine detaillierte Auswertung aller HR-Services. Zusätzlich erleichtern die übersichtlichen Dashboards für SLA-Prozesse und Monitoring die Arbeit der HR-Verantwortlichen, indem sie wertvolle Einblicke und Daten auf einen Blick bieten.
4. Schnell implementiert & anpassbar
   Schließlich zeichnet sich ESCRIBA durch seine schnelle Implementierung und hohe Anpassungsfähigkeit aus. Der ESCRIBA HR Service Manager ist innerhalb weniger Tage betriebsbereit und kann dank der No-/Low-Coding-Optionen jederzeit individuell angepasst und erweitert werden. Diese Flexibilität macht ESCRIBA zu einer idealen Lösung für Unternehmen jeder Größe und Struktur, sowohl im Frontend für Mitarbeitende und Führungskräfte als auch im Backend für HR.

TIPP: Am 19. März fand unser Webinar „HR-Prozesse smart steuern mit dem ESCRIBA HR Service Manager“ statt – sehen Sie sich die Aufzeichnung an!
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Wie HR mit der Umstellung auf digitales Service Management beginnt?

Unternehmen, die ihre Personalprozesse digitalisieren wollen, suchen oft nach einer umfassenden HR-Software. Allerdings ist es damit nicht getan. Zwar liefert die Anschaffung einer solchen das nötige technische Handwerkszeug, aber wenn die HR-Prozesse selbst nicht klar definiert sind, tritt der Nutzen der Digitalisierung nicht ein. HR-Bereiche müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie ihre internen Abläufe kennen, verschlanken und optimieren müssen, bevor sie sich dem technologischen Aspekt der Digitalisierung widmen.

Um seine Geschäftsvorfälle digital zu transformieren, muss man im ersten Schritt definieren, welche Services die HR-Abteilung leistet und wie diese prozessual ablaufen. Ohne dieses Wissen werden weitere Bemühungen der Digitalisierung nicht ihre volle Wirkung entfalten können. Umso größer das Leistungsspektrum, desto höher ist der Aufwand für die Analyse der Services und das Prozessdesign.
Eine Möglichkeit, diesen Prozess zu beschleunigen, ist die Nutzung von ESCRIBA. ESCRIBA hat seine langjährige Erfahrung in der HR-Digitalisierung genutzt, um die Analyse der gängigsten Personalprozesse für seine Kunden zu übernehmen. Das Ergebnis ist der HR-Leistungs- und Servicekatalog, der mehr als 300 typische Services in 14 Leistungskategorien umfasst.

Die Services sind bereits mit vordefinierten Workflows, den passenden Dokumentenvorlagen inklusive digitaler Signatur und SLA-Prozessen sowie vordefinierten Reports ausgestattet. Sie können einfach aus dem HR-Servicekatalog von ESCRIBA auswählen, welche Leistungen Ihre Personalabteilung anbietet, und schon können Sie die fertigen Prozesse nutzen und via HR-Service-Portal Ihren Mitarbeitenden bereitstellen. Mit ESCRIBA können Sie Ihre HR-Prozesse schnell und einfach digitalisieren und so Zeit und Ressourcen sparen.

Die Unterschiede zwischen HRIS, HCM, HRMS, HXM

Wer sich im HR-Umfeld bewegt, wird früher oder später mit den Abkürzungen HRIS, HCM, HRMS und HXM in Berührung kommen. Alle vier beschäftigen sich mit digitalen Ansätzen für das Management von Personalressourcen. Die Begriffe haben sich zu unterschiedlichen Zeiten des digitalen Fortschritts entwickelt und obwohl sie oft als Synonym verwendet werden, gibt es durchaus einige Unterschiede.

• HRIS – Human Resource Information System
  HRIS ist ein Personalinformationssystem und stellt eine Schnittstelle zwischen Personalwesen und Informationstechnologie durch HR-Software dar. Mit einem HRIS können Personaldaten, -aktivitäten und -prozesse elektronisch abgewickelt werden. Zumeist werden mit HRIS administrative HR-Aufgaben standardisiert verarbeitet. Zusätzlich bieten HRIS ein integriertes Monitoring der Daten und darauf basierende Auswertungen an, die ein detailliertes HR-Reporting erleichtern.
• HCM – Human Capital Management
  Beim Human Capital Management liegt der Fokus noch stärker auf dem Wissen, den Fähigkeiten und den Erfahrungen der Mitarbeitenden – also all das, was unter den Begriff Humancapital im Sinne eines immateriellen Vermögenswertes fällt. Im Grunde ist mit einem HCM in erster Linie gar keine Softwarelösung gemeint, jedoch werden die Prozesse zur Personalsteuerung oftmals mittels Software abgebildet und unterstützt. Daher ist HCM ein weiter gefasster Begriff als HRIS, weil damit auch strategische HR-Aufgaben, wie Performance- und Talentmanagements oder auch Vergütungs- und Nachfolgeplanungen gemanagt werden sollen.
• HRMS – Human Resources Management System
  HRMS wird manchmal als die umfassendste Form der HR-Software-Plattformen angesehen, da es die Funktionen eines HRIS erweitert. HRMS bezieht sich auf umfangreichere Software-Suiten, die idealerweise alle Aspekte der modernen Belegschaftsverwaltung abdecken. Dazu gehören Mitarbeiterdatenverwaltung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Recruiting, Onboarding, zusätzliche Leistungen, Schulungen und Talentmanagement. HRMS hat seine Wurzeln in klassischen On-Premise-Systemen, wird aber auch von Cloud-basierten Lösungen verwendet.
• HXM – Human Experience Management
  HXM revolutioniert das Personalwesen, indem es den Fokus von administrativen Prozessen auf die Mitarbeitererfahrung verschiebt. Es geht darum, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die nicht nur produktiv, sondern auch erfüllend für jeden Einzelnen ist. HXM nutzt fortschrittliche Technologien, um personalisierte Erlebnisse zu bieten, die auf die individuellen Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeitenden abgestimmt sind. Dieser Ansatz fördert nicht nur die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter, sondern trägt auch maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Durch die Integration von HXM in HR-Systeme entsteht eine Kultur, die Wertschätzung zeigt, Entwicklung fördert und eine positive Arbeitsatmosphäre schafft. Ein Beispiel für eine HXM-Software ist die SAP SuccessFactors Human Experience Management Suite (SAP SuccessFactors HXM Suite).

Während HRIS, HCM, HRMS und HXM ähnliche Funktionen im Bereich der digitalen Personalverwaltung und -entwicklung bieten, unterscheiden sie sich in ihrem Umfang und ihrer Spezialisierung. HRIS konzentriert sich auf administrative Aufgaben, HCM erweitert den Fokus auf das strategische Management des Humancapitals, und HRMS bietet eine umfassende Suite, die alle Aspekte der Personalverwaltung abdeckt. HXM wiederum stellt die Mitarbeitererfahrung in den Vordergrund. Die Wahl zwischen diesen Systemen hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens ab. Mit dem technologischen Fortschritt und dem Aufkommen neuer Anbieter verschwimmen diese Unterschiede jedoch zunehmend, und die Entscheidung für ein System basiert mehr auf den spezifischen Herausforderungen und Anforderungen des Unternehmens als auf der strikten Kategorisierung der Systeme.

Die Welt des Human Ressource Managements befindet sich im stetigen Wandel, getrieben durch die fortschreitende Digitalisierung und die Notwendigkeit, effizientere und effektivere Prozesse zu implementieren. Die Kombination von SAP und ESCRIBA bietet Unternehmen eine einzigartige Gelegenheit, ihre HR-Prozesse zu transformieren und sich für die Zukunft zu rüsten. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die Optimierung von Workflows und die Bereitstellung umfassender Analyse- und Reporting-Tools können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement ihrer Mitarbeiter steigern. In einer Welt, in der qualifizierte Mitarbeiter das wertvollste Gut eines Unternehmens sind, ist die Investition in fortschrittliche HR-Technologien kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die diese Transformation erfolgreich meistern, werden nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt sichern.