Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d)

Du behältst gern den Überblick und bringst Struktur in den Arbeitsalltag? Dann bist du bei Artaker IT richtig.

Unsere Geschäftsführung bekommt Verstärkung. Im Mittelpunkt stehen Organisation und Koordination rund um Meetings, Entscheidungsvorlagen und interne Projekte, aufgeteilt auf 20 Stunden an vier Tagen.

Was dich erwartet

• Abwechslungsreiche Aufgaben: von der Meeting-Organisation über Entscheidungsvorlagen bis zur Koordination interner Projekte
• Nähe zum Management: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung, in weiterer Folge auch mit den Business Unit Managern
• Verantwortung und Gestaltung: eigene Aufgabenpakete, an denen du laufend wächst
• Bereichsübergreifender Einblick: enge Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen

Deine Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, in weiterer Folge der Business Unit Manager
• Protokolle, Berichte, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen und aufbereiten
• Meetings und Workshops der Geschäftsführung organisieren, vor- und nachbereiten
• Informationen aus den Fachbereichen einholen und zu Statusberichten und Projektständen verdichten
• Projekt- und Aufgabenübersichten betreuen sowie die Steuerung interner Projekte unterstützen
• Dokumentationen, Ablagen und administrative Abläufe pflegen
• Bei Bedarf kleinere Projekte eigenverantwortlich umsetzen

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH, Universität) oder mehrjährige Praxis in Assistenz, Backoffice oder Organisation
• Freude an Projektarbeit und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, dazu Erfahrung oder Offenheit im Umgang mit KI-Tools wie Claude
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise

Das bieten wir

• Modernes Büro in 1040 Wien, direkt an der U4, plus Home-Office
• Planbare Teilzeit mit 20 Stunden an 4 Tagen, die Tage sind verhandelbar
• Wiener Linien Jahreskarte und Essensgutscheine
• Notebook und Smartphone
• Events, Teamabende und Feiern, bei denen wir gemeinsam mehr erleben
• Fachliches Sparring direkt mit der Geschäftsführung und den Teamleads

Warum Artaker?

Weil wir IT menschlich machen. Bei uns arbeiten 35 Kollegen, die einander helfen, fordern und fördern. Eigenverantwortung ohne Bürokratie ist uns wichtig, und Arbeit darf bei uns auch Freude machen.

* Angegeben ist das Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis. Bei 20 Wochenstunden wird es anteilig berechnet, die genaue Höhe richtet sich nach deiner Qualifikation.