Wir hören seit einiger Zeit, dass Kunden sagen, sie können Projekte nicht planen, weil sie Mitarbeiter*innen nicht mit zusätzlichen Zeitressourcen blockieren können. Die normalen Aufgaben sind schon schwer zu bewältigen, weil nicht alle Positionen (neu) besetzt werden können und der Alltag für neue Einführungen von Werkzeugen usw. keine Zeit lässt. Darüber klagen die IT-Abteilungen schon lange, nun hören wir das auch von Fachabteilungen. Was ist zu tun?

Artakers Antwort auf diese Krise ist die vernünftige Nutzung von Softwaresystemen und die Automatisierung von zeitfressenden Aufgaben und Abläufen.

Damit wird wertvolles Wissen im Unternehmen verankert und Zeit für sinnvolle Arbeiten geschaffen. So ist Entlastung des Einzelnen und gleichzeitig kontinuierlich gute Qualität zu schaffen.

Wissen sichern

Wie schaffen es erfolgreiche Unternehmen, Wechsel gut zu meistern? Seit dem Boom des Themas „Wissensmanagement“ um die 2000er Jahre herum haben Leader in Ihren Organisationen begonnen, Wissen (um Abläufe, „das Geschäft“, Systeme usw.) als Ressource zu begreifen. Das bedeutet: sie haben Wissen bewirtschaftet.

Das begann bei FAQ-Listen, in denen die wichtigsten Antworten gespeichert wurden. Dann in „Intranets“, in die zahlreiche Wikis, Vorlagen für alle möglichen Protokolle usw. oder Anleitungen eingebaut wurden. Nach dem Scheitern großer, formalisierter IT-Wissens-Systeme hat man auch auf Communities (of Practice), Meetingkultur und informelle aber kreative „Räume“ (virtuelle oder reale) gesetzt.

Allen gemeinsam ist die Verbreitung von Informationen auf möglichst zielgerichteten Kanälen. Das Problem, dass man nur Informationen, nicht aber Wissen speichern kann, da Wissen die individuelle Verarbeitung von Informationen voraussetzt, wurde damit nicht gelöst.

Man kann gut oder sehr gut kochen, essen muss der Mensch immer noch selbst.

Ausweg aus diesem Dilemma: geben Sie Abläufe (oder Vorlagen, Checklisten, Datenaustausch) vor, indem Sie sie in IT-Systemen abbilden. Damit ist gesichert, dass sie entlang dieser Pfade ablaufen. Best practices bleiben damit best practices, natürlich nur, wenn sie ab und zu auf Veränderungen der Realität geprüft werden.

Automatisierung nutzen

Wenn Personal knapp wird oder das bestehende überlastet ist, tut ein Blick auf Routinen Gutes. Welche Abläufe können IT-Systemen überlassen werden? Wo sind nicht wertschöpfende Abläufe zu kappen oder neu zu denken (…weil es immer so war…)?

Automatisierung macht Menschen nicht überflüssig, sondern entlastet sie von Lästigkeiten. Menschen werden gebraucht, um Entscheidungen, Kreativität und Intelligenz einzubringen. Haben sich nicht schon die Anforderungen an den Arbeitsplatz in den letzten 15, 10 oder 5 Jahren gewandelt? Sicherlich, oder ist Ihre Organisation da die Ausnahme? Die „New World of Work“ zeigt sich doch in vielen Bereichen. Beipielsweise darin, dass E-Mails und Outlook als „Archiv“ und „Excel-Transporter“ ausgedient haben. Das macht man heutzutage anders (mit Dokumenten-Management, Workflowsystemen oder Collborationswerkzeugen wie Teams usw.).

Auslagern

Sicher nicht in jedem, aber in vielen Fällen eine gute Idee: lagern Sie Dienste aus! Lassen Sie nicht wertschöpfende Tätigkeiten von Profis erledigen. Während früher viele ihre Server in der Abstellkammer betrieben haben, können heute IT-Services mit einem besseren und sicheren Dienst zugekauft werden.

Haben Sie eine Kuh zuhause, weil Sie Milch brauchen?

Die vernünftige Abwägung, welche Leistungen ein Unternehmen selbst erbringen muss, gehört zum unternehmerischen Leadership genauso dazu wie die Planung der eigenen Personalressourcen (und seiner Engpässe).

Wir helfen

Artakers Team steht Ihnen zur Verfügung, mit Rat und Tat zu den folgenden Themen:

• IT-Betreuung auslagern: wir bieten Managed Services für Ihr IT-Team an
• IT-Architekturen modernisieren und absichern: unsere Consultants entwerfen und setzen IT-Konzepte um
• Automatisieren: lassen Sie sich doch mal zeigen, was hier möglich ist
• Wissen sichern: sprechen Sie mit uns, wie man durch organisatorische und technische Werkzeuge geschäftskritisches Wissen in der Organisation verankert – das ist unser tägliches Geschäft

Möchten Sie mehr zum Thema wissen oder einfach Ihre Erfahrungen austauschen? Schreiben Sie mir für eine Terminvereinbarung: [email protected] .

Wussten Sie schon: wir veranstalten immer mal wieder Webinare zu diesem Thema – hier ist unsere Eventseite: Unsere Veranstaltungen