Digitalisierung des Rechnungswesens bei BHDT
Die BHDT GmbH in Kapfenberg — Weltmarktführer in der Hochdrucktechnik — schloss gemeinsam mit ZELMION ihre analoge Lücke im Papierrechnungswesen. Mit der vollständig in SAP integrierten xSuite wurde die Rechnungsfreigabe automatisiert: transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.
Die neue Rolle der IT
BHDT ist in Sachen IT und automatisierter Produktion nach Industrie 4.0 sehr gut aufgestellt. Die IT versteht sich dabei nicht als klassische Abteilung, sondern als Digitalisierungsabteilung, die gemeinsam mit der Geschäftsführung die digitale Transformation im Haus vorantreibt — mit hoher Kostentransparenz aus der voll digitalisierten Fertigung.
Die beste Lösung braucht den besten Partner
Anlass war die Rechnungsfreigabe, die vielfach noch in Papierform oder über individuelle Scans lief — mit den bekannten Folgen: mangelnde Transparenz, schwierige Nachverfolgung, uneinheitliche Freigaben. Gesucht war eine einheitliche Workflow-Lösung, rasch gefunden in der xSuite: voll in das Kernsystem SAP integrierbar, ohne Medienbrüche, und der Anwender bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung.
Bei der Wahl des Implementierungspartners kamen nur zwei ernsthaft in Betracht. Der Zuschlag ging an die ZELMION GmbH aus Wien — laut CIO DI Christoph Krenker „von Anfang an die Beste".
„Wir waren den Papierkrieg auf einen Schlag los und haben jetzt eine sich durch das gesamte Unternehmen ziehende sichere, transparente und nachhaltige Lösung.“
Renate TögelhoferAbteilungsleiterin Finanzen & Controlling, BHDT
Projektkoordination in der Pandemie
Nach einem ersten persönlichen Gespräch übernahm Renate Tögelhofer, Abteilungsleiterin Finanzen & Controlling, die Projektkoordination und brachte das finanzspezifische Abteilungswissen ein. Alle weiteren Abstimmungen liefen — coronabedingt — per Videokonferenz. Ein Novum für beide Seiten, das dem Erfolg aber keinen Abbruch tat: Das Projekt wurde binnen sechs Monaten fristgerecht zum Wirtschaftsjahresabschluss 2021 fertiggestellt.
Der Computer muss „menscheln"
Die Einführung zeigt, wie Digitalisierung gelingt — auch mit Blick auf die menschliche Komponente. Durch die frühe Einbindung des Fachpersonals in den Implementierungsprozess wurden mögliche Vorbehalte ausgeräumt; die Vorteile der Lösung wurden allgemein anerkannt. Den Mitarbeitenden sei „durch den strukturierten Workflow die Macht über die Prozesse im Rechnungswesen wieder zurückgegeben worden".
Das Ergebnis im Überblick
- Automatisierte Rechnungsfreigabe direkt in SAP
- Keine Medienbrüche — gewohnte Arbeitsumgebung bleibt erhalten
- Transparente, nachvollziehbare Prozesse im gesamten Unternehmen
- Fristgerechte Umsetzung binnen sechs Monaten
Auch für ZELMION war das Projekt ein voller Erfolg: Ein erster Folgeauftrag ist bereits abgewickelt, weitere laufen. „Mit ZELMION haben wir einen Partner, der sehr gut in unser Portfolio passt", so Christoph Krenker.
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Hinweis: Verlinkungen (Referenzen-Übersicht, CTA) sind noch zu setzen.