Digitalisierung des Rechnungswesens bei den Stadtwerken Klagenfurt
Die automatisierte, integrierte Abwicklung der Eingangsrechnungen war ein zentrales Ziel der Digitalisierungsstrategie der Stadtwerke Klagenfurt. Mit dem gebündelten Know-how von easy competence und ZELMION wurde das Projekt erfolgreich realisiert — heute arbeiten die Stadtwerke effizienter, kostengünstiger und transparenter.
Über die Stadtwerke Klagenfurt
Die Stadtwerke Klagenfurt AG und ihre Tochterunternehmen sind ein kommunaler Dienstleister in den Sparten Energie, Mobilität, Freizeit, Telekom, Bestattung und Werbeflächen mit rund 900 Mitarbeitenden. Im laufenden Innovationsprozess wurde auch die Unternehmenssoftware mit SAP auf eine neue Basis gestellt — abgelöst wurde eine verteilte Lösung aus altem ERP-System und SharePoint mit minimalen Workflow-Funktionen. Auch Papierrechnungen sollten „verschwinden".
Ziel: möglichst viel automatisieren, eine nahtlose Integration realisieren und trotz individueller Anpassungen im SAP-Standard bleiben.
Prozessspezifisches Know-how macht den Unterschied
Die größten Herausforderungen lagen im organisatorischen Bereich. Um die einzelnen Schritte eines Rechnungslaufs zu einer durchgängigen Prozesskette zusammenzufassen, brauchte es vorab eine eingehende Erhebung und Analyse — denn die einzelnen Geschäftsfelder haben spezifische Rechnungsabläufe. Für die Bausparte etwa waren Besonderheiten wie nachträgliche Abänderungen oder Haft- und Deckungsrücklässe zu berücksichtigen. Ein Lösungspartner mit einschlägigem Know-how war daher entscheidend.
„Im Projektdurchlauf von rund einem Jahr hatten wir stets eine sehr gute Gesprächsbasis und sind immer zu guten Lösungen gekommen.“
Michael Schneider, BScProjektverantwortlicher, Stadtwerke Klagenfurt
Zwei Spezialisten — eine Lösung
Die Digitalisierung der jährlich rund 20.000 Eingangsrechnungen wurde von easy competence mit der Capturing- und Extraktionslösung Kofax Invoice Processing realisiert — quellenunabhängiges Scannen, Auswerten und Erfassen von Rechnungsdaten. Der Freigabeprozess wurde mit xSuite Invoice umgesetzt; für Prozessanalyse und SAP-Integration kam ZELMION ins Boot.
xSuite Invoice automatisiert die Plausibilitäts- und Inhaltsprüfung, übermittelt Rechnungsimages (PDF) und -daten an SAP und steuert die Freigabe. Geprüft und freigegeben wird auf Positionsebene im SAP-GUI oder über das Web-Interface; alle prozessrelevanten Dokumente werden revisionssicher im bestehenden EASY-Archiv abgelegt. SAP und der Eingangsrechnungs-Workflow wurden zeitgleich eingeführt — Prozessmodelle entstanden in enger Zusammenarbeit mit der Unternehmens-IT anhand von Best-in-Class-Beispielen.
Geschäftsnutzen auf allen Ebenen
Heute profitieren die Stadtwerke von einem standardisierten Prozess — vom Einscannen bis zur Freigabe, mit klaren Zuständigkeiten und sauberer Protokollierung. Durch die Integration wird ohne Medienbrüche auf der gewohnten SAP-Oberfläche gearbeitet, alle greifen auf dieselben Dokumente und denselben Status zu.
Das Ergebnis im Überblick
- Rund 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr digital verarbeitet
- Kürzere Durchlaufzeiten — Skonti voll genutzt, Gutschriften rascher lukriert
- Geringerer Personalaufwand & niedrigere Fehlerrate durch Validierung
- Signifikant geringere Druck- und Portokosten
Fortsetzung folgt
Das Initialprojekt gab den Anstoß für weitere Dokumentendigitalisierung: Das Vertragsmanagement ist bereits umgesetzt, es folgen Antrags- und Formularmanagement, ein modernes Kundenportal mit Kundenakte sowie die Projektakte. Aufgrund des großen Erfolgs wollen weitere Fachabteilungen auf den Digitalisierungszug aufspringen.
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