1: Speicherorte
Wo werden geschäftsrelevante Dokumente überwiegend gespeichert?
Ihre Antwort:
Dokumente liegen auf lokalen Verzeichnissen und Gruppenlaufwerken. Versionierung erfolgt über Namenskonventionen.
Unsere Bewertung
So hat man in der Vergangenheit gearbeitet. Funktioniert – aber nur auf Kosten der Produktivität.
Nutzen Sie Softwaresysteme und die darin eingebauten Funktionen zur Produktivitätssteigerung. Das Ziel des digitalen Dokumenten-Managements ist ja nicht die Digitalisierung allein.
Das digitale Management von Dokumenten (und Informationen generell) ist ja die Automatisierung. Automatisch die richtigen Dokumente im Kontext zu finden, sie automatisch inhaltlich schon zu erfassen, oder durch Prozesse zu den automatisch richtigen Empfänger*innen zu schleusen: darum geht es. Erst mit durchdachter Digitalisierung lässt sich Automatisierung umsetzen.
Dokumentenverwaltung und Digitale Aktenbildung erfolgt pro Abteilung. Es gibt keine Verbindung zwischen einzelnen Systemen.
Unsere Bewertung
Seien Sie mutiger! Sie lassen wahrscheinlich sehr viel Potential an Arbeitsersparnis und Geschwindigkeit liegen.
Wir empfehlen: nächste Schritte in Richtung der Integration von Daten, Systemen und Arbeitsabläufen.
Verschiedene verteilte Systeme werden über gemeinsame Oberflächen zur Verfügung gestellt und verwaltet.
Unsere Bewertung
Gut! Richten Sie nun den Fokus auf die proaktive Unterstützung von Prozessabläufen und die Servicequalität Ihrer Leistungen. Fragen Sie sich: Sind die verschiedensten Systeme wirklich als Inseln notwendig (Software und eventuelle Medienbrüche eingeschlossen)?
Wäre es nicht sinnvoll, die Perspektive zu wechseln und aus Unternehmenssicht eine Homogenisierung zu erreichen? Und: müssen Sie sich um alle Systeme vielleicht selbst auch noch in der Betriebsführung kümmern (das kann man vielleicht auslagern)?
Im unternehmensweiten Dokumenten- und Prozessmanagement, je nach Abteilung voll integriert in die Fachanwendung.
Unsere Bewertung
Sehr gut! Ihr Unternehmen scheint auf einem guten Weg zu sein.
Was Ihnen darüber hinaus helfen könnte:
- Organisatorische Maßnahmen evaluieren, um noch produktiver zu werden,
- Silos stilllegen und die Informationsflüsse aktiv gestalten,
- Ausrichtung auf die wertschöpfenden Prozesse prüfen.
2: Prozesse
Wie werden die wichtigsten Dokumentenläufe durchgeführt?
Ihre Antwort:
Dokumente werden zur Weiterleitung ausgedruckt (Postmappen usw.).
Unsere Bewertung
So hat man in der Vergangenheit gearbeitet. Funktioniert – aber nur auf Kosten der Produktivität.
Nutzen Sie Softwaresysteme und sparen Sie sich das Ausdrucken, Bearbeiten, Ablegen und vielleicht wieder einscannen. Sie tun sich, Ihrer Organisation, Ihren externen Partner*innen und der Umwelt einen großen Gefallen. Da auch die Papierarchive und dessen Wiedervorlagen (Kalendereintragungen und vermutlich Excellisten zur Überwachung) auch wegfallen, sparen Sie sich und Ihren Mitarbeiter*innen viel Verwaltungsaufwand und Zeit.
Es werden Links zu Dokumenten verschickt oder die Dokumente per Mail (Attachment) verteilt.
Unsere Bewertung
Seien Sie mutiger! Sie lassen wahrscheinlich sehr viel Potential an Arbeitsersparnis und Geschwindigkeit liegen.
Wenn Sie für die Prozesse integrierte Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflowsysteme verwenden, haben Sie alles auf einmal. In einer Oberfläche, das wird Ihre Anwender*innen freuen.
Prozesse sind in einer Software hinterlegt. Abläufe und Aufgaben laufen im Hintergrund automatisch ab.
Unsere Bewertung
Gut! Prüfen Sie nun durch einen Review der Prozesse, ob nicht machen Abläufe automatisiert werden können. Dazu richten Sie Ihr Augenmerk auf manuelle Benutzereingaben (kann man hier eventuell Schnittstellen nutzen) und generell Daten-Input und Daten-Output. Richten Sie diese Abläufe am Mehrwert für die Wertschöpfung aus – macht uns dieser Prozess besser?
Unsere Systeme enthalten selbstlernende Komponenten, Auswertungen und Analysemöglichkeiten.
Unsere Bewertung
Sehr gut! Ihr Unternehmen scheint auf einem guten Weg zu sein.
Was Ihnen darüber hinaus helfen könnte:
- Prüfen Sie die Möglichkeiten, Clouds zu nutzen > damit wird Ihr Aufwand in der Betriebsführung vermutlich reduziert.
- Können Sie neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen durch Nutzung von Informationen aus dem Betrieb?
- Durch Innovationen in der Software können Abläufe vermutlich weiter optimiert werden.
3: Formulare
Wie ist das Informationswesen organisiert?
Ihre Antwort:
Wir verwenden großteils Papierformulare (z.B. für Urlaubsanträge, Reisekosten …).
Unsere Bewertung
So hat man in der Vergangenheit gearbeitet. Funktioniert – aber nur auf Kosten der Produktivität und unserer Umwelt.
Stellen Sie um auf softwarebasierte Systeme, um digital zu arbeiten. Sie haben in Zeiten des verstärkten Homeoffice schon gemerkt, dass hier viele leere Kilometer und lange Bearbeitungszeiten notwendig sind. Das sollten Sie ändern.
Überwiegend arbeiten wir mit digitalen Formularen (z.B. Excel oder Word) und E-Mail.
Unsere Bewertung
Seien Sie mutiger! Sie lassen wahrscheinlich sehr viel Potential an Arbeitsersparnis und Geschwindigkeit liegen. Wenn Sie für die Prozesse integrierte Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflowsysteme verwenden, gewinnen Sie Übersicht und Effizienz.
E-Mail-Ordner im Outlook sind weder ein Archiv für Dokumente noch Endablage und Outlook ist auch kein Prozesswerkzeug. E-Mails zu sortieren und abzulegen können Sie sich sparen. Und Kolleg*innen, die Sie vielleicht einmal vertreten müssen, haben auch nichts davon.
Unsere digitalen Formulare werden aus Softwaresystemen erstellt (z.B. Reports aus Buchhaltung, Personal).
Unsere Bewertung
Gut! Richten Sie nun den Fokus auf die proaktive Unterstützung von Prozessabläufen und die Servicequalität Ihrer Leistungen. Integrierte Daten und Dokumente haben den Vorteil, dass nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kolleg*innen sich informieren können und Ihnen im Fall des Falles Arbeit abnehmen und einspringen können.
Und Sie erreichen eine erste Automatisierung in Ihren Abläufen, die Ihnen als Bearbeiter Zeit spart. Sie erledigen mehr!
Wir teilen unsere digitalen Formulare und deren Prozesse auch mit Personen außerhalb unserer Organisation (z.B. über ein Einkaufsportal oder Webshops).
Unsere Bewertung
Sehr gut! Ihr Unternehmen scheint auf einem guten Weg zu sein.
Was Ihnen darüber hinaus helfen könnte:
- Lassen Sie Ihre externen Ansprechpartner*innen auch Informationen und Dokumente in Ihren Tools bereit stellen, das spart allen Zeit,
- Schaffen sie Neues (z.B. neue Produkte, neue Informationsdienstleistungen) – Sie wissen ja jetzt mehr und schneller, was benötigt wird,
- Prüfen Sie, ob Sie diesen Austausch auch in weiteren Bereichen und Abteilungen einsetzen können – denn Innovation ist doch sicher auch dort gefragt
4: Scannen und Erkennen
Scannen und Erkennen: automatisieren Sie schon beim Eingang?
Ihre Antwort:
Wir scannen Dokumente und legen sie ab (z.B. im Verzeichnissystem).
Unsere Bewertung
So hat man in der Vergangenheit gearbeitet. Funktioniert – aber nur auf Kosten der Produktivität und unserer Umwelt.
Je früher Sie wissen, was am Eingangskanal auf Ihre Organisation zukommt, desto schneller können Sie reagieren. Stellen Sie um auf softwarebasierte Systeme, um digital zu arbeiten. Sie haben in Zeiten des verstärken Homeoffice schon gemerkt, dass hier viele leere Kilometer und lange Bearbeitungszeiten notwendig sind. Das sollten Sie ändern.
Wir lesen einige Informationen aus Eingangsdokumenten aus (z.B. Volltext bei Verträgen, Rechnungsdaten bei Eingangsrechnungen). Damit steuern wir die Abläufe danach.
Unsere Bewertung
Seien Sie mutiger! Sie lassen wahrscheinlich sehr viel Potential an Arbeitsersparnis und Geschwindigkeit liegen. Wenn Sie schon rudimentäre Informationen auslesen, sollten Sie überlegen, mit welchen Informationen aus dem Dokument Sie nachfolgende Abläufe anstarten können.
Es sind nicht nur Zahlen, sondern auch Stimmungen dank künstlicher Intelligenz-Algorithmen auszulesen. Lassen Sie einfache Dinge durch Software vorbereiten und durchführen.
Wir lesen alle (wichtigen) Informationen aus Eingangsdokumenten aus (z.B. Positionsdaten aus Eingangsrechnungen).
Unsere Bewertung
Gut! Wenn Sie bereits Kopfdaten aus Rechnungen auslesen, um sie im Prozess schneller an die richtigen Freigeber schicken zu können, wäre der nächste Schritt die Verarbeitung von Positionsdaten. Verwenden Sie dazu die bereits vorhandenen Bestellinformationen!
Für andere Dokumente, wie z.B. Formulare aller Art (wie Schadensformulare beispielsweise) gilt: je mehr Sie wissen, was hereinkommt, desto besser ist die Verarbeitung im Prozess zu steuern. Gerade Formulare eignen sich mittlerweile gut, um sie als reine Informationserfassung abzubilden – und nicht als Dokument abzubilden.
Wir erkennen und klassifizieren alle Post schon am Posteingang: E-Mails, Dokumente, Schriftverkehr. Jeglicher Eingang wird in Workflows geschickt und archiviert.
Unsere Bewertung
Sehr gut! Ihr Unternehmen scheint auf einem guten Weg zu sein.
Was Ihnen darüber hinaus helfen könnte:
- Überlegen Sie, welche Merkmale eine weitergehende automatische Verteilung von Eingangsinformationen (Briefen, Schriftverkehr, Mails usw.) Ihnen mehr Automatisierung in der Verteilung ermöglichen könnte,
- Analysieren Sie Treffsicherheit und optimieren Sie diese (Auswertungen von Workflows helfen hierbei),
- Prüfen Sie, ob Sie diese Mechanismen auch in weiteren Bereichen und Abteilungen einsetzen können – denn Innovation ist doch sicher auch dort gefragt.
5: Benutzer und Innovation
Es geht um Benutzer – wie innovativ ist die Organisation?
Ihre Antwort:
Wir verwenden Software wie früher. Verzeichnisse, E-Mail-Ordner und die Fachsoftware haben sich bewährt.
Unsere Bewertung
So hat man in der Vergangenheit gearbeitet. Funktioniert – aber nur auf Kosten der Produktivität und unserer Umwelt.
Zugegebenermaßen müssen Sie nicht immer den aktuellsten Hypes nachrennen, aber moderne Systeme sind in der Regel einfacher zu handhaben. Veränderung ist gut!
Wo fangen Sie an > am schnellsten wohl mit einem Anruf beim Berater Ihres Vertrauens.
Unsere Benutzer haben ihre jeweiligen Fachanwendungen. Interne und externe E-Mails sind bevorzugte Transporter für Dokumente, Workflows und Informationen.
Unsere Bewertung
Seien Sie mutiger! Sie lassen wahrscheinlich sehr viel Potential an Arbeitsersparnis und Geschwindigkeit liegen.
Wenn Sie schon auf dem Weg sind, zu modernisieren, fragen Sie bitte auch Ihre Anwender, was sie brauchen. Meistens wissen sie, was ihre Arbeit schneller und besser macht.
Die meisten Fachanwendungen haben wir mit Schnittstellen gekoppelt. Jeder arbeitet in „seiner Welt“ und bekommt manche Informationen automatisch in sein System.
Unsere Bewertung
Gut! Richten Sie nun den Fokus auf die Möglichkeiten, qualifizierte Mitarbeiter*innen zu entlasten, indem einfachere Aufgaben automatisiert werden.
Das bedeutet auch, sich Gedanken über Controlling zu machen – keine Automatisierung ohne Kontrollmöglichkeiten. Damit erkennen Sie dann rasch, wenn etwas nicht mehr wunschgemäß läuft!
Wir haben viele Softwaresysteme, aber wir integrieren deren Informationen in Kontexte, z.B. verwenden wir „Dashboards“ oder „Kundenakte“ als Übersichten. Von dort aus haben wir einen 360-Grad-Blick.
Unsere Bewertung
Sehr gut! Ihr Unternehmen scheint auf einem guten Weg zu sein.
Was Ihnen darüber hinaus helfen könnte:
- Überlegen Sie, welche Informationen eine optimale Sicht auf Ihre Geschäftsfälle noch braucht,
- Analysieren Sie, ob Sie mit verdichteten Informationen neue Erkenntnisse ermöglichen können,
- Prüfen Sie, ob Sie diese Mechanismen auch in weiteren Bereichen und Abteilungen einsetzen können – denn Innovation ist doch sicher auch dort gefragt.
Gerne stehe ich Ihnen für Fragen zur Verfügung.
Dr. Helmut Szpott | Prokurist | CDO – Chief Digital Officer
[email protected] |+ 43 664 81 33 901 | 43 1 588 52 310