In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist es wichtiger denn je, den Beschaffungsprozess effizient und effektiv zu gestalten. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen spezielle Software ein, die die Unternehmensressourcenplanung unterstützen und den Einkaufsprozess rationalisieren soll.
Die Implementierung solcher Systeme allein reicht jedoch nicht aus. Um sie wirklich optimal zu nutzen, ist ein ganzheitlicher Ansatz für den Purchase-to-Pay-Prozess notwendig. Das bedeutet, dass nicht nur die Software, sondern der gesamte Beschaffungsprozess, sprich von der Anforderung bis zur Zahlung, neu gedacht werden sollte.
In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Vorteile eines ganzheitlichen Purchase-to-Pay-Prozesses in SAP (SAP ist ein weltweit führender Anbieter). Wir gehen der Frage nach, wie sich damit die Effizienz steigern, die Kosten senken und die Transparenz und Kontrolle über die Beschaffungsaktivitäten erhöhen lassen. Egal, ob Sie Geschäftsinhaber:in, Beschaffungsexpert:in oder IT-Spezialist:in sind – lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie ein ganzheitlicher Ansatz in SAP Ihre Beschaffungsprozesse revolutionieren kann.
Einführung in den Purchase-to-Pay-Prozess
Das Wichtigste zuerst, was genau versteht man unter diesem Begriff?
Der Purchase-to-Pay-Prozess in SAP ist ein umfassendes System zur Optimierung des Beschaffungsprozesses für Unternehmen. Es unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kreditoren- und Debitorenprozesse und bietet Einblicke in den gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus.
Mit Funktionen wie automatisierter Rechnungsverarbeitung, Lieferantenverwaltung und Zahlungsverfolgung hilft das Purchase-to-Pay-System Unternehmen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Es bietet auch eine Reihe von Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen ihre Ausgaben verfolgen und Bereiche für Verbesserungen identifizieren können.
Das Purchase2Pay-Angebot von ARTAKER IT, ZELMION und xSuite
Wir sind davon überzeugt, dass ein ganzheitlicher Purchase-to-Pay-Prozess den Arbeitsalltag erleichtert und Mitarbeiter:innen wieder mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben haben und einen besseren Überblick über das Gesamte gewinnen.
Aufgrund der Partnerschaft mit ZELMION seit 2022 ist es ARTAKER IT nun möglich, einen ganzheitlichen Purchase-to-Pay-Prozess mit xSuite in SAP anzubieten. Florian Mayer, CEO & Founder der Firma ZELMION, ist anerkannter Experte in Sachen xSuite in SAP und durfte mit der Implementierung von xSuite schon vielen Menschen ihren Arbeitsalltag erleichtern. Wir bieten Prozessberatung, SAP-Beratung und Dokumenten-Management aus einer Hand und optimieren für Unternehmen Prozesse, die zu einem optimalen Ergebnis in Sachen Dokumenten-Management führen. Hier erfahren Sie mehr zu unserem Schwerpunkt Dokumenten-Management und Prozesse.
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Vorteile eines ganzheitlichen Einkauf-zu-Zahlung-Prozesses in SAP
Ein ganzheitlicher Purchase-to-Pay-Prozess ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Unternehmen Zeit und Geld sparen können. Es bietet eine effiziente Möglichkeit, den gesamten Kauf-bis-Zahlungsprozess von Anfang bis Ende zu verwalten, was eine größere Transparenz und Kostenkontrolle ermöglichen. Der Prozess trägt auch dazu bei, manuelle Eingriffe auf ein Minimum zu reduzieren, was zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit führt. Darüber hinaus ermöglicht es Unternehmen, ihre finanzielle Situation tagesaktuell zu verfolgen, was jederzeit Entscheidungen für zukünftige Investitionen ermöglicht. Mithilfe des ganzheitlichen Purchase-to-Pay-Prozesses in SAP können Unternehmen bessere Einblicke in ihre Finanzabläufe gewinnen und sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen optimal nutzen.
Wer also den Überblick bei Unmengen von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Rechnung bewahren will, der sollte eine Umstellung auf jeden Fall in Betracht ziehen. Vorbei ist es dann auch mit Dokumenten, die sich am Schreibtisch türmen oder gar verloren gehen. Denn sie sind ausschließlich im System abrufbar, es kann nachvollzogen werden, in welchem Arbeitsschritt sich das Dokument gerade befindet, wie lange die Bearbeitung bereits dauert und vor allem auch, wer sich gerade darum kümmert.
Und zu guter Letzt hilft das System auch beim Sparen von Kosten für den gesamten Prozess und darüber hinaus.
Wie kann der ganzheitliche Einkaufs-zu-Zahlungs-Prozess Kosten reduzieren
Unternehmen müssen immer Wege finden, Kosten zu senken und Prozesse zu vereinfachen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das ist jedem klar und doch wird leider oftmals an der falschen Stelle gespart. Gerade Investitionen schrecken ab, obwohl sie die eigentliche Lösung des „Problems“ sein können.
Ein ganzheitlicher Purchase-to-Pay-Prozess kann eine gute Möglichkeit sein, Kosten einzusparen. Mit der End-to-End-Sicht auf den gesamten Prozess, von der Auftragserstellung bis zur Rechnungszahlung, können Unternehmer:innen Phasen der Verschwendung und Ineffizienz identifizieren, die angegangen werden können. Es kann auch zu Kosteneinsparungen auf ganzer Linie führen, von reduzierten Verwaltungskosten durch optimierte Prozesse bis hin zu niedrigeren Lieferantenkosten durch bessere Verhandlungspositionen. Darüber hinaus ermöglicht der ganzheitliche Purchase-to-Pay-Prozess eine verbesserte Transparenz des Cashflows und eine bessere Finanzplanung. All diese Vorteile sorgen zusammen für einen effizienteren und kostengünstigeren Geschäftsbetrieb.
Verbesserung des Cashflows mit dem Purchase-to-Pay-Prozess
Der Cashflow ist für jedes Unternehmen sehr wichtig, und der Purchase-to-Pay-Prozess kann dazu beitragen, ihn zu erhöhen. Durch die Rationalisierung des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen und Erzielung besserer Preise können Unternehmen ihre Kosten senken und somit den Cashflow steigern. Mithilfe automatisierter Tools kann aber von einer verbesserten Genauigkeit bei der Zahlungsabwicklung, weniger Papierkram und schnelleren Bearbeitungszeiten für Zahlungen profitiert werden, was wertvolle Arbeitszeit für die Bearbeitung von Rechnungen, das Schreiben von Zahlungserinnerungen und Mahnungen spart und zu einer schnelleren Bezahlung führt. Auf der anderen Seite ermöglicht die prompte Verarbeitung die Realisierung eines höheren Skontoertrags, was in Summe viel Geld bedeutet und auch für eine positive Beziehung zwischen Geschäftspartner:innen und Lieferant:innen sorgt.
Sind Sie bereits überzeugt vom ganzheitlichen Purchase2Pay-Prozess? Dann freuen wir uns auf das erste Kennenlernen und einen persönlichen Termin. Gerne besprechen wir alles in Ruhe und unterstützen Sie mit unserem Partner ZELMION bei der Implementierung.
Stichwort Implementierung: gerne geben wir Ihnen in weiterer Folge einen Überblick über die Einbindung von einem ganzheitlichen Purchase-to-Pay-Prozess.
Wie man einen ganzheitlichen Einkaufs-zu-Zahlungs-Prozess implementiert
Die Implementierung eines ganzheitlichen Purchase-to-Pay-Prozesses in SAP ist ein größeres Projekt. Es erfordert eine sorgfältige Planung, Analyse und Ausführung der richtigen Schritte, um einen nahtlosen Übergang zwischen den Einkaufs- und Zahlungsprozessen zu schaffen. Die notwendigen Schritte bestehen aus der Konfiguration des Systems, aus der Erstellung der Stammdaten, das Einrichten von Dokumententypen und Zahlungsbedingungen sowie die Integration mit anderen Systemen wie Banken und Lieferanten.
Aufgrund vieler vorangegangener Projekte und dem fachlichen Know How in Sachen xSuite und SAP sind wir ein guter Partner für diesen Prozess.
Gerne begleiten wir Sie durch den Prozess, von der Konzeption über die Realisierung und Schulung bis hin zur Live-Schaltung.
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Schlussfolgerung: Warum ein ganzheitlicher Purchase-to-Pay-Prozess für viele Unternehmen unerlässlich ist
Fazit: Ein ganzheitlicher Purchase-to-Pay-Prozess ist für Unternehmen mit einem hohen Einkaufsvolumen unerlässlich. Der gesamte Kaufprozess wird digitalisiert, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Zahlung, es spart viel Zeit und Geld, bietet eine klare Übersicht, erleichtert damit finanzielle Entscheidungen und verbessert die Effizienz und die Ausgabengewohnheiten von Unternehmen; auch die Wettbewerbsfähigkeit wird durch die Implementierung eines umfassenden Purchase-to-Pay-Prozesses gestärkt.
Wussten Sie schon: wir veranstalten immer mal wieder Webinare zu diesem Thema – hier ist unsere Eventseite: Unsere Veranstaltungen