Unternehmen stehen vor der Herausforderung, enorme Mengen an Informationen zu verarbeiten, während sie gleichzeitig sicherstellen müssen, dass alles organisiert und sicher bleibt. Hier kommt die intelligente Dokumentenverwaltung ins Spiel, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung eine Revolution in den Cloud-Prozessen auslöst. Diese Technologien ermöglichen es, manuelle Aufgaben zu minimieren, Fehler zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Vom automatischen Tagging bis hin zu intelligenten Suchfunktionen – die Möglichkeiten sind grenzenlos.
Ein besonders starker Partner auf diesem Weg ist d.velop, ein führender Anbieter digitaler Dokumentenmanagement-Lösungen aus Deutschland, mit dem wir bei ARTAKER IT eng zusammenarbeiten. Die Software von d.velop verbindet moderne Cloud-Architekturen mit leistungsstarken Automatisierungsfunktionen und schafft so ein hochflexibles System für die digitale Dokumentenverwaltung. Sie ermöglicht nicht nur eine effiziente Verarbeitung und sichere Archivierung, sondern auch die nahtlose Integration in bestehende IT-Strukturen – ganz gleich, ob im Mittelstand oder im Konzernumfeld.
In diesem Artikel erkunden wir, wie Sie durch den Einsatz von KI und Automatisierung – unterstützt durch moderne Lösungen wie jene von d.velop – Ihre Dokumentationsprozesse optimieren können. Ziel ist es nicht nur, Zeit und Ressourcen zu sparen, sondern die Effizienz Ihres gesamten Unternehmens spürbar zu steigern. Dazu am besten gleich auch unser Webinar am 8. Mai 2025 vormerken.
Webinar am 8. Mai 2025 | Digitalisierung von Verträgen und Rechnungen mit d.velop
Wie gelingt es, Vertrags- und Rechnungsprozesse effizient, sicher und digital zu gestalten? In unserem kompakten Webinar zeigen wir Ihnen gemeinsam mit unserem Partner d.velop, wie Sie mit den leistungsstarken Cloud-Lösungen von alphaflow Ihr Vertragsmanagement, digitale Signaturen und die Rechnungsverarbeitung in einem durchgängigen Workflow organisieren. Erleben Sie moderne Prozessautomatisierung live und entdecken Sie, wie einfach Digitalisierung sein kann.
Einführung in die intelligente Dokumentenverwaltung
Der Begriff “intelligente Dokumentenverwaltung” bezieht sich auf die Verwendung fortschrittlicher Technologien, um Dokumentenprozesse zu optimieren. Dies umfasst die automatische Erfassung, Klassifizierung, Speicherung und Abruf von Dokumenten. Unternehmen können dadurch Zeit sparen, menschliche Fehler minimieren und die Genauigkeit der Daten verbessern. Die Implementierung solcher Systeme ermöglicht es, aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen zu extrahieren und sie in einer strukturierten, leicht zugänglichen Weise zu speichern.
Ein weiterer Vorteil der intelligenten Dokumentenverwaltung ist die verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Durch die Bereitstellung eines zentralen, cloudbasierten Systems können Mitarbeiter:innen unabhängig von ihrem Standort auf benötigte Dokumente zugreifen, wodurch die Effizienz und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens gesteigert werden. Diese Technologien bieten nicht nur eine Lösung für aktuelle Herausforderungen, sondern ebnen auch den Weg für zukünftige Innovationen und Verbesserungen.
Die Rolle von KI in der Dokumentenverwaltung
Eine der bedeutendsten Anwendungen von KI ist das maschinelle Lernen, das es Systemen ermöglicht, aus Erfahrungen zu lernen und ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. In der Dokumentenverwaltung kann maschinelles Lernen genutzt werden, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu taggen, was die Suche und Organisation erheblich erleichtert. Diese automatisierten Prozesse reduzieren den Bedarf an manueller Eingabe und verringern das Risiko von Fehlern.
Ein weiteres wichtiges Anwendungsgebiet von KI ist die optische Zeichenerkennung (OCR). OCR-Technologie ermöglicht es, gedruckte oder handgeschriebene Texte in digitale Formate umzuwandeln, die dann ausgelesen, durchsucht und analysiert werden können. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die große Mengen an Papierdokumenten erfassen müssen. Durch die Integration von OCR in ihre Dokumenten-Management-Systeme können Unternehmen ihre Archive leicht durchsuchbar machen und wertvolle Informationen schneller abrufen.
Darüber hinaus kann KI genutzt werden, um Muster und Trends in Dokumentendaten zu erkennen. Diese Fähigkeit zur Datenanalyse kann Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische Einblicke zu gewinnen. Beispielsweise können KI-Algorithmen genutzt werden, um in Dokumenten enthaltene Kundenfeedbacks zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse für die Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen zu gewinnen. Insgesamt bietet die Integration von KI in die Dokumentenverwaltung zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Automatisierung hinausgehen.
Vorteile der Automatisierung in der Cloud
Einer der offensichtlichsten Vorteile ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie das Sortieren, Taggen und Speichern von Dokumenten können Mitarbeiter:innen sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und einer besseren Nutzung der Ressourcen innerhalb des Unternehmens. Zudem werden menschliche Fehler, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten, drastisch reduziert. Lösungen wie jene von d.velop, die wir als Partner bei ARTAKER IT implementieren, setzen genau hier an: Sie automatisieren dokumentenbezogene Workflows intelligent und skalierbar – von der Archivierung bis zur revisionssicheren Ablage – und sorgen so für nachhaltige Effizienzgewinne.
Ein weiterer großer Vorteil der Cloud-Automatisierung ist die verbesserte Zugänglichkeit und Zusammenarbeit. Dokumente, die in der Cloud gespeichert sind, können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden. Dies ist besonders wichtig in der heutigen globalisierten Geschäftswelt, in der Teams häufig über verschiedene Standorte verteilt sind. Durch die zentrale Speicherung und den einfachen Zugriff auf Dokumente – etwa über die d.velop cloud – können Teams effizienter zusammenarbeiten und Projekte schneller abschließen. ARTAKER IT unterstützt Unternehmen dabei, diese Infrastruktur sicher und nahtlos in bestehende Systemlandschaften zu integrieren, sodass Prozesse nicht nur digital, sondern auch nachhaltig abgebildet werden.
Die Sicherheit ist ein weiterer kritischer Aspekt, der durch die Automatisierung in der Cloud verbessert wird. Moderne Cloud-Dienste wie die Lösungen von d.velop bieten fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, granulare Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Darüber hinaus ermöglichen automatisierte Systeme eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz, da jede Aktion protokolliert wird und leicht nachvollzogen werden kann. Gemeinsam mit ARTAKER IT als erfahrenem Digitalisierungspartner profitieren Unternehmen zudem von einer sicheren Projektumsetzung, die Compliance-Anforderungen ebenso berücksichtigt wie branchenspezifische Standards. Insgesamt tragen diese Vorteile dazu bei, dass Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch sicherer arbeiten können – mit einem Partnernetzwerk, das auf Vertrauen und technologische Exzellenz setzt.
Whitepaper: Ganzheitliche digitale Rechnungsverarbeitung
Optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit d.velop invoices – einer Lösung, die den gesamten Workflow von Eingangsrechnungen automatisiert und vereinfacht. Entdecken Sie, wie Sie Zeit und Kosten sparen können.
Integration von KI-Tools in bestehende Systeme
Die erfolgreiche Integration von KI-Lösungen beginnt mit einer sorgfältigen Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Es gilt, gezielt jene Bereiche zu identifizieren, in denen künstliche Intelligenz echten Mehrwert stiften kann – etwa bei der automatisierten Dokumentenerfassung, der Optimierung von Suchprozessen oder bei sicherheitsrelevanten Vorgängen. Ein durchdachter Integrationsplan stellt sicher, dass neue Technologien reibungslos eingeführt werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Genau hier setzen die Projektmethodik und Beratungskompetenz von ARTAKER IT an: Wir begleiten Unternehmen von der technischen Analyse bis zur produktiven Umsetzung intelligenter Systeme auf Basis von d.velop-Lösungen.
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Einbindung der Mitarbeitenden. Nur wer versteht, wie neue Tools funktionieren und wie sie sich sinnvoll in tägliche Arbeitsabläufe integrieren lassen, wird sie auch akzeptieren und nutzen. Deshalb legen wir großen Wert auf begleitende Schulungen, Workshops und kontinuierliche Betreuung – auch nach der Inbetriebnahme. Die intelligente Dokumentenmanagement-Software von d.velop punktet dabei mit intuitiver Benutzerführung und flexibler Anpassbarkeit, was die Einarbeitung und Akzeptanz erheblich erleichtert.
Auch nach der Einführung ist Stillstand keine Option. KI-Systeme entfalten ihr volles Potenzial erst durch regelmäßige Anpassungen – etwa durch optimierte Algorithmen, aktualisierte Datenmodelle oder die Integration neuer Funktionen. Gemeinsam mit d.velop stellen wir durch eine iterative Weiterentwicklung sicher, dass sich Ihr System kontinuierlich an wachsende Anforderungen anpasst – sicher, skalierbar und zukunftsfähig.
Sicherheitsaspekte der Cloud-Dokumentenverwaltung
Datensicherheit ist ein zentrales Thema in der digitalen Dokumentenverwaltung – insbesondere in der Cloud. Moderne Plattformen wie die d.velop cloud bieten umfassende Schutzmechanismen, die auf höchsten Sicherheitsstandards basieren. Dazu zählen Verschlüsselungstechnologien für Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, sodass sensible Informationen ausschließlich für autorisierte Nutzer zugänglich sind.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die feingranulare Zugriffskontrolle. Über rollenbasierte Zugriffssysteme (RBAC) lässt sich exakt festlegen, welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen dürfen. Dies reduziert nicht nur das Risiko von Datenlecks, sondern schafft auch klare Verantwortlichkeiten im Arbeitsalltag. Als Digitalisierungspartner unterstützt ARTAKER IT Unternehmen bei der sicheren Konfiguration dieser Strukturen und sorgt dafür, dass auch branchenspezifische Compliance-Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Regelmäßige Sicherheitsprüfungen, Audits und Penetrationstests sind fester Bestandteil der d.velop Plattform. Sie ermöglichen eine proaktive Identifikation und Beseitigung potenzieller Schwachstellen. In Kombination mit klar definierten Sicherheitsrichtlinien und einem professionellen Betriebskonzept gewährleisten diese Maßnahmen, dass Ihre Dokumente langfristig geschützt und jederzeit verfügbar bleiben – ein entscheidender Vorteil in einer zunehmend digitalisierten Welt.
Noch Fragen? Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!