Vergleiche machen sicher, sagt man. Wo die eigene Organisation steht, ist im digitalen Dokumenten-Management aber nicht so einfach zu sagen. Es verändert sich sehr viel und sehr schnell. Worauf kommt es also an?

Das bringt die Reifegrad-Bestimmung

Ganz klar: sie bringt Innovation in Ihr Unternehmen. Innovation ist allerdings vielfältig und daher bringt die Reifegrad-Auswertung: welche Ideen gibt es und welches Projekt lässt sich einfach umsetzen? Welche „low hanging fruit“, also lohnenden Verbesserungen, gibt es?

Der Reifegrad gibt hierauf Antworten. Denn Fragen sollten (ist zumindest unsere Meinung) auf Machbares abzielen. Papier gibt es ja schon genug. Da Innovationen in diesem Fall mit Änderungen von (liebgewonnenen) Gewohnheiten einhergehen, sollte das „nächste Projekt“ das richtige sein. Eins, das auch umsetzbar ist. Das den Schmerz lohnt und die Anstrengungen.

Es liegt nicht in den Sternen, unser Schicksal zu bestimmen, sondern in uns selbst. (William Shakespeare)

Themen des Dokumenten-Managements

Im Dokumenten-Management gibt es im Wesentlichen die folgenden Bereiche, auf die man schauen sollte:

1. der Eingangskanal: wie kommen Informationen aller Art (z.B. Aufträge, Beschwerden, Anfragen, allgemeine Poststücke) ins Unternehmen? Und: wie weit lässt sich die Weiterleitung und erste Bearbeitung automatisieren?
2. die Prozesse: welche Abläufe gibt es und wie lassen sie sich automatisieren?
3. der Kontext: stehen Daten und Dokumente im Kontext (z.B. in einer „Akte“ für Lieferanten, Projekte, Kunden usw.) oder gibt es für jeden Anlass ein Silo (mit Dokumenten oder Daten)? Wie wird Arbeit effizienter (und automatisierbar)?
4. das Management: wo sind häufig Suchen erforderlich (nach Dokumenten, Mails oder Zusammenhängen und Ansprechpartnern)?
5. die Sicherheit: ist sichergestellt, dass den rechtlichen Anforderungen an Archive Genüge getan wird? Sind die Berechtigungen zeitgemäß?

Wo anfangen, was zuerst?

Wenn Sie eine Entscheidungsgrundlage gebildet haben, fangen Sie an. Das ist der wichtigste Schritt: anfangen.

Die Orientierung auf Ziel, Maßnahmen, Beteiligte und Zeithorizont – da können wir Ihnen helfen. Aber über die Maßnahmen zu entscheiden kann Ihnen niemand abnehmen.

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen als langfristiger Berater für die Sicherung Ihres Erfolgs – dazu gehört auch das Dokumenten-Management. Es geht ja schließlich um die Zeit und den Aufwand Ihrer Mitarbeiter*innen.

Haben Sie schon den Reifegrad Ihrer Organisation in Sachen Dokumenten-Management festgestellt? Hier starten Sie mit dem Fragebogen.

Möchten Sie mehr zum Thema wissen oder einfach Ihre Erfahrungen austauschen? Schreiben Sie mir für eine Terminvereinbarung: [email protected] .

Wussten Sie schon: wir veranstalten immer mal wieder Webinare zu diesem Thema – hier ist unsere Eventseite: Unsere Veranstaltungen